Temas de este artículo
- Introducción
- Antes de comenzar
- Paso a paso
- Preguntas frecuentes
El Registered Message te proporciona una solución innovadora para comunicaciones digitales certificadas y legalmente validadas, aliando reducción de costos, rapidez y seguridad jurídica.
¿Qué es Registered Message?
El Registered Message es la solución de E-goi para que envíes comunicaciones digitales que sirven de evidencia legal.
Sea por email o SMS transaccional, esta tecnología garantiza que tus mensajes enviados son protegidos y certificados por vía legal, cumpliendo el reglamento eIDAS, válido en toda la Unión Europea.
Cada envío almacena una evidencia (certificado) digital que incluye el contenido, remitente y destinatario, así como la hora de envío, entrega y apertura, lo que vincula jurídicamente tu comunicación.
Comunicaciones certificadas tradicionales
El Correo Certificado es el modo tradicional de enviar correspondencia con validez jurídica en España y países LATAM.
El envío se hace por transporte físico demorado (cerca de 2-3 días hábiles) y, para tener validación legal, requiere la firma del destinatario en la entrega (o sea, la confirmación de que recibió la correspondencia), lo que no siempre es posible o inmediato.
Escenarios de uso
La versatilidad de Registered Message es ideal para diferentes contextos empresariales, incluyendo:
- Firma de contratos: Enviar documentos para firma digital con validez jurídica.
- Notificaciones legales: Cobros, notificaciones de deudas o alteraciones contractuales.
- Servicios públicos: Comunicaciones formales entre entidades gubernamentales y ciudadanos.
- Cobro y pagos: Notificaciones de pago relacionadas con servicios esenciales como agua y energía.
- Banca y seguros: Envío de contratos, pólizas o avisos sobre pagos en deuda.
Requisitos para usar
- Una cuenta E-goi con plan de pago.
- Tener el envío de mensajes transaccionales activado en tu cuenta E-goi
- Algunos conocimientos técnicos, si usas nuestra API o SMTP para hacer el envío.
Costos de utilización
Envíos de mensajes
Para hacer envíos con Registered Message, tendrás que cargar tu cuenta con el saldo equivalente a los mensajes transaccionales que vas a enviar. Cada envío será descontado del saldo que cargaste.
Para cargar saldo, tu cuenta tendrá que tener un plan E-goi.
Generación de certificados digitales
La generación de los certificados digitales en PDF tendrá un costo específico, que dependerá de las características de tu plan E-goi.
Antes de comenzar
Activar Registered Messages
Dadas las demandas legales específicas del Registered Messages, solo puede ser activado después de que evaluemos tu cuenta E-goi. Para hacer tu solicitud:
1) Comienza por activar los mensajes transaccionales en tu cuenta.
2) Una vez activado el envío de mensajes transaccionales, ve al menú en la esquina superior derecha, haz clic en Configuraciones y luego en Registered en el panel izquierdo.
3) Haz clic en Activar.
4) Espera nuestro contacto para que podamos evaluar la activación de Registered Messages en tu cuenta.
Tipos de Registered Message
Un envío con Registered Message puede hacerse por email o SMS.
- Email: El mensaje de email se crea y se envía de una de estas formas:
- por API
- por SMTP
- en tu propio software de email mediante nuestra opción Bcc Registered Message
- SMS: El mensaje de SMS se crea y envía por API.
Remitente
El remitente de tu Registered Message puede ser cualquiera de los remitentes que crees para tus envíos normales de email (debidamente autentificado) o de SMS.
Evidencias
Las evidencias son la prueba de entrega de tu envío Registered Message.
Se almacenan en tu cuenta E-goi e incluyen, entre otros datos:
- Contenido del mensaje enviado.
- Fecha y hora del envío y recepción.
- Información del remitente y destinatario.
- Estado de la entrega (incluyendo apertura y clics, cuando aplicable).
Protocolos de seguridad de las evidencias
- Criptografía end-to-end: Todos los mensajes y evidencias están protegidos por criptografía asegurando la seguridad durante el envío y almacenamiento.
- Conformidad con eIDAS: Las evidencias cumplen los reglamentos de identificación digital y servicios de confianza en la Unión Europea, asegurando validez jurídica.
- Certificación ISO 27001: Las evidencias están almacenadas en servidores con esta certificación, asegurando prácticas de seguridad robustas y confiables.
- Acceso vía clave única digital: El acceso a las evidencias requiere autenticación protegiendo los datos de accesos no autorizados.
- Informe técnico completo: Para cada evidencia puede ser generado un certificado detallado y firmado digitalmente, válido por 12 años.
Conocimientos técnicos
Registered Message fue concebido para ser usado por personas con diferentes niveles de conocimientos técnicos:
Si no tienes experiencia en programación
- Puedes recurrir a la opción Bcc Registered Message para hacer envíos de Registered Message de manera simple a través de tu propio software de correo (ej. Thunderbird) o servicio de envío transaccional (ej. AWS de Amazon).
Si tienes experiencia con SMTP
- Puedes usar nuestro SMTP simple para hacer tus envíos con el Registered Message a través de tu propio software de correo (ej. Thunderbird).
Si tienes experiencia con API
- Puedes usar la API de Registered y la API transaccional de E-goi para controlar totalmente la configuración, el envío de mensajes y la consulta de evidencias de Registered Message.
Proceso de envío
Un envío Registered Message sigue este proceso:
- Email o SMS con Registered Message es enviado
- Email: Encriptado con sa-sha2-512, autenticado con SPF y DKIM y monitoramiento de reputación para garantizar rapidez y eficacia de entrega.
- SMS: Conexión prioritaria a la operadora móvil para garantizar rapidez y eficacia de entrega.
- Mensaje llega al servidor del destinatario
- Entrega: Si fue entregado, no entregado o si fue rechazado por bounce.
- Comportamiento: apertura y clic (y dirección IP correspondiente).
- Respuesta: Si hubo respuesta escrita del destinatario al email o SMS.
- Contenido: Todo el contenido del mensaje y sus anexos.
- Emisión de evidencia
- Certificado: Emitido por E-goi con Firma Calificada Multicert, válido por 12 años.
- Sello temporal: Confirma la fecha y hora de la emisión del certificado.
- Almacenamiento de la evidencia
- Almacenamiento: Evidencias protegidas con clave única durante 12 años.
- Seguridad: Centro de datos en territorio portugués (dentro de la UE, cumpliendo el RGPD) con certificación ISO 27001.
- Consulta de evidencias
- API: Las evidencias pueden ser consultadas o extraídas por API
- Directamente en la cuenta E-goi: Las evidencias también pueden ser consultadas o extraídas de forma visual en tu cuenta E-goi.
Paso a paso
Enviar Registered Message
Directamente por la API Transaccional de E-goi
1) Usa nuestra API Transaccional, con el parámetro registered en true, para enviar tu mensaje de email vía API o enviar tu mensaje de SMS vía API.
2) Si quieres que todos los mensajes enviados por la API Transaccional sean Registered Message, ve al menú en la esquina superior derecha de tu cuenta E-goi, haz clic en Configuraciones y luego en Registered en el panel izquierdo. Elige Registro de mensajes de email o Registro de mensajes SMS según los mensajes que vas a enviar.
Por tu software de correo con el SMTP de E-goi
1) Configura el nuestro SMTP transaccional como servidor de envío de email en tu software de correo externo (ej. Thunderbird).
2) En los mensajes que envíes por el SMTP, incorpora en el encabezado (header) del mensaje el campo X-Registered: true.
Por tu software de correo o sistema transaccional con el Bcc Registered de E-goi
1) En tu cuenta E-goi, ve al menú en la esquina superior derecha, haz clic en Configuraciones y luego en Registered en el panel izquierdo.
2) Activa la opción Registro de mensajes de email vía Bcc.
3) Copia la dirección de email que E-goi va a generar. Abre tu software de correo externo (Thunderbird, Apple Mail, etc.) o servicio de envío transaccional (ej. Amazon AWS) y pega en el Bcc del mensaje la dirección de email que E-goi generó.
Generar las evidencias
Después de un envío Registered Message, las evidencias quedan almacenadas en tu cuenta E-goi. Para generarlas:
1) Ve al menú Informes, elige Mensajes transaccionales y haz clic en Registered a la izquierda.
2) Verás una lista con todos los destinatarios del Registered Message que ya hiciste. Localiza el destinatario que deseas y haz clic en el botón Crear certificado.
3) Una vez generada, la evidencia queda disponible en el área Certificados de esta misma página. Haz clic en el botón Certificado para obtener el documento PDF correspondiente. También aquí puedes eliminar el certificado si lo deseas.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los beneficios del Registered Messages en relación al correo certificado tradicional?
Además de ser mucho más rápido y con gran reducción de costos, elimina retrasos logísticos, aumenta la rastreabilidad y reduce las consecuencias negativas ambientales, todo con la misma validez jurídica del correo tradicional.
¿Es compatible con regulaciones internacionales?
Sí, está en plena conformidad con el eIDAS, garantizando validez jurídica en la Unión Europea.
¿Cuál es el plazo de validez de las evidencias?
Las evidencias son válidas por 12 años y pueden ser consultadas en cualquier momento.
¿Necesito conocimientos técnicos para usar la funcionalidad?
Son necesarios algunos conocimientos técnicos para activar la API Transaccional, que es usada por Registered Messages. Pero a partir de ahí, puedes optar por el enfoque simplificado de Registered Messages (la opción Bcc Registered Message), que está al alcance de cualquier persona, o evolucionar para contextos más avanzados, como SMTP y API.
¿Un email o SMS con Registered Message tiene validez legal capaz de sustituir el correo físico?
Sí. De acuerdo con la jurisprudencia sobre el tema, la correspondencia intercambiada por medios digitales tiene el mismo valor que la correspondencia intercambiada en papel, especialmente cuando está debidamente certificada por vía legal, como es el caso de Registered Messages.