Importar a minha lista de contatos para o E-goi

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Com este guia, esperamos que você se sinta preparado para importar suas listas de contatos para o E-goi, otimizando suas campanhas de marketing e maximizando a entrega de conteúdo relevante aos seus contatos.

 

O que é importação de contatos?

A importação de sua lista de contatos é um passo crucial para aproveitar ao máximo as funcionalidades do E-goi. Este guia detalhado irá facilitar o processo para que você possa importar eficientemente suas listas de contatos de documentos como Excel, CSV, TXT, ou OST.

 

 

Antes de começar

 

Pré-requisitos

  • Prepare seu documento de importação. Certifique-se de que está bem organizado, com colunas claramente identificadas para informações como nome, email, telefone, cidade, etc.
  • Confirme o formato do arquivo: o E-goi aceita formatos como Excel (XLS, XLSX), CSV, TXT e OST.
  • Certifique-se de incluir prefixos internacionais nos números de telefone e de seguir os formatos de data suportados pelo E-goi caso inclua datas importantes, como aniversários.

 

 

Passo-a-passo

 

Importar contatos pela primeira vez

1) Vá ao menu Contatos e clique em Contatos da lista para onde quer importá-los.

2) Na página que aparecer, clique no botão Adicionar/Atualizar, escolha a opção Excel ou CSV e clique em Procurar.

3) Escolha no seu computador o documento com os contatos que vai importar. Pode estar em Excel, CSV, TXT ou OST (Open Office Calc). Depois de carregado, clique em Avançar (se o documento não usar a vírgula como separador dos contatos, clique em Avançadas para especificar um separador diferente).

4) Instantes depois, aparecerá uma amostra dos dados dos contatos.

5) Indique ao E-goi o que é cada um desses dados. Por exemplo, se na amostra estão os endereços de email dos contatos, basta fazê-la corresponder ao campo Email.

6) Se tiver mais dados no documento (ex. nome, telefone, etc.), é só fazer o mesmo, mas escolhendo o campo correspondente. Por exemplo, para a amostra com o nome das pessoas, escolha o campo Nome ou Primeiro nome.

7) Na importação de números móveis e de telefone, confirme que no documento todos têm prefixo internacional e DDD (ex. 55-11XXXXXXXXX). Para números de Portugal, devem ter o prefixo internacional (ex. 351-XXXXXXXXX).

8) Se o seu documento tiver uma amostra de dados sem correspondência no E-goi (ex. uma coluna "cidade" com a cidade de cada contato), pode criar esse campo aqui. Basta fazer corresponder a "Criar um campo extra agora".​​​​​​

Escreva o nome do novo campo (neste caso seria "cidade"), escolha o tipo de campo (normalmente é "texto", mas pode ser uma data, um número ou até uma listagem de valores) e grave. O novo campo será adicionado no E-goi e já fica logo correspondido com os dados originais.

9) Quando todas as amostras de dados que quer importar tiverem um campo correspondente no E-goi, clique em Avançar para definir as opções da importação. Por último, clique em Iniciar a importação.

10) Logo que a importação termine, vai receber um email com o resultado.

 

 

 

Importar contatos para atualizar a lista que já tenho no E-goi

1) Siga os passos da importação normal, com uma diferença: no último passo, mesmo antes de iniciar a importação, marque a opção Atualizar os dados existentes dos meus contatos e escolha uma das opções.

 

Atualizar os contatos existentes e importar novos

O E-goi vai comparar a informação nova com a que já está na lista de contatos. Os contatos novos serão inseridos imediatamente. Para os que já existam (ou seja, os que tenham o mesmo endereço de email, número móvel ou outro campo definido como único), o E-goi vai verificar se os outros dados de cada contato também são os mesmos e, caso não sejam, substituirá pelos mais recentes.

 

Apenas atualizar os contatos existentes e não importar os novos

O E-goi vai comparar a informação nova com a que já está na lista de contatos e só atualizará os contatos existentes, mesmo que na importação existam contatos novos.

 

 

 

Aplicar tags aos contatos importados

1) Se quiser atribuir uma tag aos contatos que importar para depois segmentá-los, siga os passos da importação normal, com uma diferença: no último passo, mesmo antes de iniciar a importação, vá à opção Associar tags aos contatos que vou importar e escolha (ou crie) a tag que pretende aplicar a estes contatos.

2) Avance então com a importação.

 

 

 

Importar contatos com vários idiomas

1) Basta que o documento que vai importar tenha uma coluna chamada "idioma" com os códigos de idioma para cada contato. Faça então corresponder essa coluna ao campo Idioma dos contatos do E-goi durante a importação. Os códigos que pode usar são:

  • br = português do Brasil
  • pt = português europeu
  • es = espanhol
  • en = inglês
  • fr = francês
  • de = alemão

 

 

 

Criar um modelo de importação

Use modelos para poupar tempo e minimizar o risco de erros cada que vez que faz importações com determinadas caraterísticas.

1) Siga os passos da importação normalmente. Quando chegar ao último passo, depois de ter escolhido as suas opções, escreva o nome do modelo em Modelo de importação e clique em Guardar estas opções como modelo. Pode finalizar a importação, se quiser.

2) Cada vez que quiser importar contatos usando as opções guardadas no modelo, abra as opções Avançadas depois de escolher o documento no primeiro passo da importação. Escolha o Modelo para esta importação e avance. As opções ficarão automaticamente selecionadas para finalizar a importação..

 

 

 

Importar automaticamente uma base de dados que tenho no meu site

1) Vai ser preciso fazer a importação de forma manual pelo menos uma vez. Confirme que a base de dados que importar agora para o E-goi tem precisamente o mesmo nome e colunas que a que tem no seu site! Avance normalmente com a importação e, no último passo antes de iniciar a importação, clique em Ativar importação recorrente.


2) Verá as opções da recorrência. Em URL para a importação dos contatos introduza o endereço completo da base de dados que tem no seu site (incluindo o próprio nome e extensão dela). Depois defina com que frequência o E-goi importará a base (diária, semanal, etc.).

3) Assegure-se de que marca a opção Atualizar a minha base de dados. Clique então em Iniciar a importação.

4) A base de dados será importada normalmente. Nas próximas vezes todo o processo será automatizado conforme a recorrência que definiu.

 

 

 

Anular uma importação de contatos

Se importar uma lista de contatos que prejudique a sua reputação de envio e que leve ao bloqueio da conta ou da lista, pode anular a importação.

1) Vá ao menu "Contatos" da sua conta E-goi e clique em "Operações" da lista para onde fez a importação.

2) Localize a importação pretendida, clique no botão de opções do lado direito (o que está na coluna "Operações") e escolha "Anular".

3) A importação será anulada e todos os contatos importados serão removidos da lista. A lista (ou conta) será também desbloqueada.

 

 

 

Ver o resultado da importação

1) Vá a a “Contatos” no menu do topo, procure a sua lista onde fez a importação e clique em “Operações”.

2) Procure a importação que fez e, no menu do lado direito, clique em “Resultado”. Além disso, enviamos também um email com os resultados quando a importação terminar.

 

Resultados da importação

  • Importados: N.º de contatos novos adicionados à lista que tem no E-goi.
  • Atualizados: N.º de contatos que não são novos, mas cujo perfil foi modificado com dados novos. Estas modificações no perfil podem acontecer se marcou a opção "Atualizar os dados existentes dos meus contatos (em vez de importar só os contatos novos)" quando fez a importação.
  • Ignorados: São contatos que o E-goi omitiu durante a importação e existem vários motivos para acontecer:
    • Não são contatos (ex. linhas vazias no documento Excel/CSV que importou).
    • Contatos cujo campo "email" (para importações de endereços de email) ou campo "celular/telefone/telemóvel" (para importações de telefones fixos ou móveis) está vazio. 
    • Contatos sem informação no campo único.
    • Contatos que constam mais de uma vez no mesmo documento e já foram importados.
    • Contatos que já existem na lista e não têm dados para atualizar.
    • Contatos que já foram removidos da lista.
    • Endereços de email identificados como temporários ou suspeitos.
    • Endereços de email de "role accounts" (ex. info@example.com ou sales@example.com). São emails de departamentos de empresas e não são pessoais. Não devem por isso ser usados para email marketing, pois podem ser considerados spam e prejudicar a entrega das suas campanhas.
  • Inválidos: Contatos que o E-goi acha que não são válidos, como endereços de email repetidos ou mal escritos (sem "@" ou ".com") e números de telefone no formato errado. Esta verificação não confirma se os seus emails válidos dão bounce! Se quiser validar a fundo todos os seus endereços de email, temos um serviço de limpeza separado.

 

 

Perguntas frequentes

 

O E-goi limpa emails inválidos quando importo contatos?

Sim, mas não todos. Ao importar a sua lista de contatos, o E-goi limpa os endereços de email repetidos e mal escritos (por exemplo, sem o símbolo "@"). Esta limpeza simples ajuda a remover emails inválidos (que prejudicariam a sua reputação de envio), mas não chega para detectar todos os que não existem.

 

Os meus contatos são válidos mas o E-goi marca todos como "ignorados"! Qual o motivo?

Se importou endereços de email, provavelmente esqueceu-se de fazer corresponder a coluna "email" do seu documento Excel ou CSV com o campo "email" do E-goi. Também pode acontecer o mesmo ao importar números de celular (telemóvel) ou telefone. Assegure-se de que a coluna com esses números corresponde aos campos "celular/telemóvel" ou "telefone" do E-goi.

 

Depois de fazer a importação, posso ter uma listagem do estado em que ficou cada contato?

Sim. Na área de resultados da importação poderá ver o estado de importação de cada contato e, caso queira analisar e ajustar os contatos ignorados ou inválidos, poderá descarregar o relatório em CSV ou XML e trabalhar os dados fora do E-goi para depois fazer uma nova importação.

Basta para isso ir a “Contatos” no menu do topo, procurar a sua lista onde fez a importação e clicar em “Operações”. Depois, procure a importação feita e, no menu do lado direito, escolha de que forma pretende visualizar os resultados.

 

O que é campo do tipo "lista de valores" e como se importa para o E-goi?

Qualquer contato que insere no E-goi fica com um conjunto de campos pré-definidos (nome, email, etc.), mas é possível adicionar facilmente mais campos com qualquer outra informação! Esses campos (a que chamamos "campos extra") podem ser texto (ex. um endereço postal), números (um número de cliente), datas (data de nascimento) ou até uma lista de valores (uma lista de produtos favoritos).

Imagine que tem uma loja onde cada cliente está associado a uma lista de produtos favoritos. Se quiser importar essa informação valiosa para o E-goi, basta seguir estes passos:

1) Vá ao menu "Contatos", localize a lista onde quer inserir a informação e clique em "Opções".

2) Na página de opções, vá à área "Campos" e, em "Campos extra", adicione um campo novo. Ao adicionar o campo, escolha o tipo "Lista de valores".

3) Dê um nome ao campo (ex. "Produtos favoritos") e clique em "Adicionar" para inserir o nome do primeiro produto favorito. Faça o mesmo para todos os outros produtos favoritos que pretende que o campo inclua e clique em "Gravar" quando terminar.

4) Verá que cada produto favorito ficou com um número de identificação (ID). Anote esses números, pois vai precisar deles mais tarde quando importar a sua base de dados de clientes para o E-goi.

5) Abra a sua base de dados de clientes no Excel (ou noutro editor semelhante) e insira uma coluna "Produtos favoritos". Agora, para cada cliente, introduza o número de identificação que o E-goi deu para cada um dos produtos favoritos desse cliente. O formato é este:

"'Primeiro_número';'Segundo_número';'Terceiro_número'"

Exemplo: Os produtos favoritos do seu contato Joana Exemplária são Fruta, Legumes e Arroz. No E-goi já criou um campo de lista de valores chamado Produtos favoritos a que corresponde 1 para Fruta, 2 para Legumes e 3 para Arroz. Na coluna "Produtos favoritos" do seu documento Excel ou CSV que vai importar para o E-goi teria que inserir isto para a Joana Exemplária: "'1';'2';'3'"

Se quiser importar apenas um dos valores, coloque no documento Excel apenas o valor, sem aspas nem plicas. 

Exemplo: O produto favorito do seu contato João Exemplário é Arroz. No E-goi já criou um campo de lista de valores chamado Produtos favoritos a que corresponde 1 para Fruta, 2 para Legumes e 3 para Arroz. Na coluna "Produtos favoritos" do seu documento Excel ou CSV que vai importar para o E-goi teria que inserir apenas isto para o João Exemplário: 3

6) Faça o mesmo para os restantes clientes da sua base de dados. Quando finalizar, grave as modificações e importe essa base de dados para o E-goi.

Pronto! Quando a importação terminar, pode então usar esta informação sobre os produtos para segmentar facilmente os seus clientes no E-goi.

 

Qual é o tamanho máximo das bases de dados que posso importar?

Pode importar bases de dados com até 30 MB.

  • Se importar um documento Excel, grave o documento no formato CSV antes de fazer a importação para o E-goi (um documento CSV fica muito mais pequeno do que em Excel).
  • Se mesmo assim o seu documento CSV tiver mais que 30 MB, pode tentar compactá-lo no formato gzip de forma a não ultrapassar os 30 MB. Para isso, instale o programa 7-Zip. Use-o para compactar o seu documento CSV num arquivo gzip (confirme que o CSV está separado por ponto e vírgula) e faça então a importação para o E-goi, assegurando-se de que limpa a caixa "Delimitador" (ela tem que ficar vazia) ao carregar o documento no E-goi.
  • A importação de uma base de dados muito grande e com imensas colunas pode demorar algum tempo. O processo será muito mais rápido se importar apenas as colunas de que necessita. Por exemplo, se a sua base de dados tiver dezenas de colunas para cada contato mas só quer importar ou atualizar os endereços de email, basta fazer corresponder a coluna "email" ao campo "email" do E-goi e deixar os outros campos sem qualquer correspondência.

 

Que formatos de data posso usar ao importar?

Se tiver campos de data para cada contato (ex. a data de aniversário deles), pode usar um destes formatos:

  • aaaa-mm-dd
  • dd-mm-aaaa
  • aaaa/mm/dd
  • dd/mm/aaaa
  • aaaa.mm.dd
  • dd.mm.aaaa
  • aaaa mm dd
  • dd mm aaaa

Lembre-se de que após a importação, no E-goi a data ficará sempre no formato aaaa-mm-dd, pois é o formato universal.

Caso as suas datas estejam num documento Excel (XLS ou XLSX), confirme que o formato delas é texto:

1) Abra no Excel o documento que tem os contatos e as datas. Clique com o botão direito na coluna das datas.

2) Escolha a opção "Formatar células". Na janela que aparecer, clique em "Texto" na lista de categorias à esquerda e depois em "OK".

3) Grave o documento e poderá então importá-lo para o E-goi.

 

Posso substituir os valores dos campos durante a própria importação?

Sim, existe essa possibilidade.

Exemplo: Vai migrar de outra plataforma de marketing para o E-goi e já exportou os contatos. Na outra plataforma o estado dos contatos por confirmar é "not confirmed yet" e o estado dos contatos ativos é "message-ready". Na importação para o E-goi, pode fazer com que aos contatos "not confirmed yet" seja atribuído o estado "por confirmar" e aos "message-ready" seja atribuído o estado "ativo".

Para isso:

1) Siga o nosso guia de importação de contatos. No passo em que aparece a amostra dos dados a importar, clique em Substituir valores no campo onde vai ser feita a substituição.

2) Aparecerá uma janela de opções. Em Se o valor for este, escreva o valor original que será substituído. Em Será substituído na importação por, escreva (ou escolha) o valor que substituirá o original.

3) Feito isso, clique em Confirmar (canto inferior direito) e avance normalmente com a importação.