Temas de este artículo
- Introducción
- Antes de comenzar
- Paso a paso
- Importar contactos por primera vez
- Importar contactos para actualizar la lista que ya tengo en E-goi
- Aplicar etiquetas a los contactos importados
- Importar contactos con varios idiomas
- Crear una plantilla de importación
- Importar automáticamente una base de datos que tengo en mi web
- Anular una importación de contactos
- Ver el resultado de la importación
- Preguntas frecuentes
Con esta guía, estarás preparado para importar tus listas de contactos a E-goi, optimizando tus campañas de marketing y maximizando la entrega de contenido relevante a tus contactos.
¿Qué es importación de contactos?
La importación de tu lista de contactos es un paso crucial para aprovechar al máximo las funcionalidades de E-goi. Esta guía detallada facilitará el proceso para que puedas importar eficientemente tus listas de contactos desde archivos Excel, CSV, OST o TXT.
Antes de comenzar
Requisitos previos
- Prepara tu archivo de importación. Asegúrate de que esté bien organizado, con columnas claramente identificadas para información como nombre, email, móvil, ciudad, etc.
- Confirma el formato del archivo: E-goi acepta formatos como Excel (XLS, XLSX), CSV, TXT y OST.
- Asegúrate de incluir prefijos internacionales en los números de teléfono o móvil y seguir los formatos de fecha soportados por E-goi en caso de incluir fechas importantes, como cumpleaños.
Paso a paso
Importar contactos por primera vez
1) Ve al menú Contactos y haz clic en Contactos de la lista a la que deseas importarlos.
2) En la página que aparece, haz clic en el botón Añadir/Actualizar, elige la opción Excel o CSV y haz clic en Buscar.
3) Selecciona en tu computadora el archivo con los contactos que vas a importar. Puede estar en Excel, CSV, OST (Open Office Calc) o TXT. Después de cargarlo, haz clic en Avanzar (si el archivo no utiliza la coma como separador de los contactos, haz clic en Avanzadas para especificar un separador diferente).
4) Instantes después, aparecerá una muestra de los datos de los contactos.
5) Indica a E-goi qué es cada uno de esos datos. Por ejemplo, si en la muestra se encuentran las direcciones de email de los contactos, simplemente hazla corresponder al campo Email.
6) Si tienes más datos en el archivo (ej. nombre, móvil, etc.), haz lo mismo, pero eligiendo el campo correspondiente. Por ejemplo, para la muestra con el nombre de las personas, elige el campo Nombre.
7) En la importación de números móviles y de teléfono, asegúrate de que en el archivo todos tienen el prefijo internacional y el código de área (ej. 55-11XXXXXXXXX). Para números de España, deben tener el prefijo internacional (ej. 34-XXXXXXXXX).
8) Si tu archivo tiene una muestra de datos sin correspondencia en E-goi (ej. una columna "ciudad" con la ciudad de cada contacto), puedes crear ese campo aquí. Solo tienes que hacer coincidir con "Crear un campo extra ahora".
Escribe el nombre del nuevo campo (en este caso sería "ciudad"), elige el tipo de campo (normalmente es "texto", pero puede ser una fecha, un número o incluso una lista de valores) y guarda. El nuevo campo se agregará en E-goi y se correlacionará automáticamente con los datos originales.
9) Cuando todas las muestras de datos que quieres importar tengan un campo correspondiente en E-goi, haz clic en Avanzar para definir las opciones de importación. Por último, haz clic en Iniciar la importación.
10) Tan pronto como finalice la importación, recibirás un email con el resultado.
Importar contactos para actualizar la lista que ya tengo en E-goi
1) Sigue los pasos de la importación normal, con una diferencia: en el último paso, justo antes de iniciar la importación, marca la opción Actualizar los datos existentes de mis contactos y selecciona una opción:
Atualizar los contactos existentes e importar nuevos
E-goi comparará la nueva información con la que ya está en la lista de contactos. Los contactos nuevos se insertarán de inmediato. Para los contactos existentes (es decir, aquellos que tengan la misma dirección de email, n.º móvil u otro campo definido como único), E-goi verificará si los demás datos de cada contacto también son los mismos y, en caso contrario, los reemplazará por los más recientes.
Solamente actualizar los contatos existentes y no importar los nuevos
E-goi comparará la nueva información con la que ya está en la lista de contactos y solo actualizará los contactos existentes, aunque haya contactos nuevos en el archivo que importes.
Agregar etiquetas a los contactos importados
1) Si deseas asignar una etiqueta a los contactos que importes para luego segmentarlos, sigue los pasos de la importación normal, pero con una diferencia: en el último paso, justo antes de iniciar la importación, ve a la opción Asociar etiquetas a los contactos que voy a importar y elige (o crea) la etiqueta que deseas aplicar a estos contactos.
2) Continúa con la importación.
Importar contactos con varios idiomas
1) Solo necesitas que el documento que vas a importar tenga una columna llamada "idioma" con los códigos de idioma para cada contacto. Haz coincidir esa columna con el campo Idioma de los contactos de E-goi durante la importación. Los códigos que puedes usar son:
- br = portugués de Brasil
- pt = portugués europeo
- es = español
- en = inglés
- fr = francés
- de = alemán
Crear una plantilla de importación
Utiliza plantillas para ahorrar tiempo y minimizar el riesgo de errores cada vez que importes con determinadas características.
1) Sigue los pasos de la importación normal. Cuando llegues al último paso, después de haber elegido tus opciones, escribe el nombre de la plantilla en Plantilla de importación y haz clic en Guardar estas opciones como plantilla. Puedes finalizar la importación si quieres.
2) Cada vez que desees importar contactos utilizando las opciones guardadas en la plantilla, abre las opciones Avanzadas después de elegir el documento en el primer paso de la importación. Elige la Plantilla para esta importación y continúa. Las opciones se seleccionarán automáticamente para finalizar la importación.
Importar automáticamente una base de datos que tengo en mi sitio web
1) Será necesario hacer la importación manual al menos una vez. ¡Asegúrate de que la base de datos que importes ahora a E-goi tiene exactamente el mismo nombre y columnas que la que tienes en tu sitio! Continúa con la importación y, en el último paso antes de comenzar la importación, haz clic en Activar importación recurrente.
2) Verás las opciones de recurrencia. En URL para la importación de los contactos, introduce la dirección completa de la base de datos que tienes en tu sitio (incluyendo el nombre y extensión). Luego, establece con qué frecuencia E-goi importará la base (diaria, semanal, etc.).
3) Asegúrate de marcar la opción Actualizar mi base de datos. Luego haz clic en Iniciar la importación.
4) La base de datos se importará normalmente. En las próximas ocasiones, todo el proceso se realizará de manera automática según la recurrencia que hayas establecido.
Anular una importación de contactos
Si importas una lista de contactos que perjudique tu reputación de envío y conduzca al bloqueo de tu cuenta o de la lista, puedes anular la importación.
1) Ve al menú "Contatos" de tu cuenta E-goi y haz clic en "Operaciones" de la lista a la que hiciste la importación.
2) Localiza la importación que deseas y haz clic en el botón de opciones del lado derecho (el que está en la columna "Operaciones") y selecciona "Anular".
3) La importación se anulará y todos los contactos importados se eliminarán de la lista. La lista (o la cuenta) también se desbloqueará.
Ver el resultado de la importación
1) Ve a la "Contatos" en el menú de arriba, busca tu lista donde hiciste la importación y haz clic en "Operaciones".
2) Busca la importación que hiciste y, en el menú de la derecha, haz clic en "Resultado". Además, también enviamos un email con los resultados cuando la importación termine.
Resultados de la importación
- Importados: N.º de nuevos contactos añadidos a la lista en E-goi.
- Actualizados: N.º de contactos que no son nuevos, pero cuyo perfil ha sido modificado con nuevos datos. Estas modificaciones en el perfil pueden ocurrir si marcaste la opción "Actualizar los datos existentes de mis contactos (en lugar de importar solo los nuevos contactos)" al hacer la importación.
- Ignorados: Son contactos que E-goi omitió durante la importación y hay varias razones para ello:
- No son contactos (ej., líneas vacías en el archivo Excel/CSV que importaste).
- Contactos cuyo campo "email" (para importaciones de direcciones de email) o campo "móvil" o "teléfono" (para importaciones de teléfonos móviles o fijos) está vacío.
- Contactos sen información en el campo único.
- Contactos duplicados en el archivo.
- Direcciones de email identificadas como temporales o sospechosas.
- Direcciones de email identificadas como "role accounts" (ej. info@example.com o sales@example.com). Son emails de departamentos de empresas y no son pessoales. Así que no debes usarlos para email marketing, dado que pueden ser considerados spam y dañar la entrega de tus campañas.
- Contactos que ya existen en la lista y no tienen datos que necesiten ser actualizados.
- Contactos que ya fueron eliminados de la lista.
- Inválidos: Contactos que E-goi considera que no son válidos, como direcciones de email repetidas o mal escritas (sin "@" o ".com") y números de teléfono en el formato incorrecto. Esta verificación no determina si tus direcciones de email válidas generan bounces. Si quieres validar a fondo todas tus direcciones de email, tenemos un servicio de limpieza separado.
Preguntas frecuentes
¿E-goi limpia las direcciones de email inválidas al importar contactos?
Sí, pero no todas. Al importar tu lista de contactos, E-goi limpia las direcciones de email repetidas y mal escritas (por ejemplo, sin el símbolo "@"). Esta limpieza simple ayuda a eliminar emails inválidos (que perjudicarían tu reputación de envío), pero no es suficiente para detectar todos los que no existen.
Mis contactos son válidos, ¿por qué E-goi los marca como "ignorados"?
Si has importado direcciones de email, probablemente olvidaste hacer que la columna "email" de tu archivo Excel o CSV coincida con el campo "email" de E-goi. También puede ocurrir lo mismo al importar números de móvil o fijo. Asegúrate de que la columna con esos números coincida con los campos "móvil" o "teléfono" de E-goi.
Después de importar, ¿puedo tener un listado del estado de cada contacto?
Sí. En el área de resultados de la importación podrás ver el estado de importación de cada contacto y, si deseas analizar y ajustar los contactos ignorados o inválidos, podrás descargar el informe en CSV o XML y trabajar los datos fuera de E-goi para luego hacer una nueva importación.
Sólo ve a "Contactos" en el menú superior, busca tu lista donde hiciste la importación y haz clic en "Operaciones". Luego, busca la importación realizada y, en el menú de la derecha, elige cómo deseas ver los resultados.
¿Cuál es el tamaño máximo de las bases de datos que puedo importar?
Puedes importar bases de datos de hasta 30 MB.
- Si importas un archivo Excel, guárdalo en el formato CSV antes que lo subas a E-goi (un archivo en CSV es mucho más pequeno que en Excel).
- Si aún así tu archivo CSV tiene más de 30 MB, puedes intentar comprimirlo en el formato gzip para que no sobrepase los 30 MB. Para eso tan solo necesitas instalar la aplicación 7-Zip. Úsala para comprimir tu archivo CSV en gzip (confirma que tu CSV está separado por punto y coma) e impórtalo a E-goi, asegurándote de que borras el contenido de la casilla "Delimitador" al cargar el archivo en E-goi.
- La importación de una base de datos muy grande y con muchas columnas puede demorarse algún tiempo. Te saldrá mucho más rápido si importas solamente las columnas de que necesitas. Por ejemplo, si tu base de datos tiene docenas de columnas para cada contacto pero solo quieres importar o actualizar las direcciones de email, basta con asociar la columna "email" al campo "email" de E-goi y dejar los otros campos sin ninguna asociación.
¿Qué es un campo del tipo "listado de entradas" y cómo lo importo a E-goi?
Cualquier contacto que ingreses en E-goi tiene un conjunto de campos predefinidos (nombre, email, etc.), pero puedes agregar fácilmente más campos con cualquier otra información. Estos campos (a los que llamamos "campos extra") pueden ser texto (ej. una dirección postal), números (un número de cliente), fechas (fecha de nacimiento) o incluso un listado de entradas (una lista de productos favoritos).
Imagina que tienes una tienda donde cada cliente está asociado a su lista de productos favoritos. Para importar esta información a E-goi:
1) Ve al menú Contactos, localiza la lista donde quieres insertar la información y haz clic en Opciones.
2) En la página de opciones, ve al área Campos y pulsa en Crear campo. Al añadir el campo, elige el tipo Listado de entradas. Dale un nombre al campo (ej. "Productos favoritos") y haz clic en Guardar.
3) Edita el campo y pulsa el botón + para insertar el nombre del primer producto favorito. Haz lo mismo para todos los otros productos favoritos que deseas que el campo incluya. Verás que cada producto favorito tiene un número de identificación (ID). Anota esos números, ya que los necesitarás más adelante cuando importes tu base de datos de clientes a E-goi. Haz clic en Guardar cuando termines de editarlo todo.
4) Abre tu base de datos de clientes en Excel (o en otro editor similar) e inserta una columna "Productos favoritos". Ahora, para cada cliente, introduce el número de identificación que E-goi dio para cada uno de los productos favoritos de ese cliente. El formato es el siguiente:
"'Primer_número';'Segundo_número';'Tercer_número'"
Si quieres importar solo una de las entradas, coloca en tu archivo Excel solamente el valor, sin comillas ni apóstrofes.
5) Haz lo mismo para los demás clientes de tu base de datos. Una vez finalizado, guarda las modificaciones e importa esa base de datos a E-goi.
Cuando la importación termine, puedes usar esta información sobre los productos para segmentar tus clientes en E-goi.
¿Qué formatos de fecha puedo usar al importar?
Si tienes campos de fecha para cada contacto (por ejemplo, la fecha de su cumpleaños), puedes utilizar uno de estos formatos:
- aaaa-mm-dd
- dd-mm-aaaa
- aaaa/mm/dd
- dd/mm/aaaa
- aaaa.mm.dd
- dd.mm.aaaa
- aaaa mm dd
- dd mm aaaa
Ten en cuenta que después de la importación, en E-goi, la fecha siempre estará en formato aaaa-mm-dd, ya que es el formato universal.
Si tus fechas están en un archivo Excel (XLS o XLSX), asegúrate de que su formato es de texto:
1) Abre tu archivo con los contactos y fechas en Excel. Haz clic derecho en la columna de las fechas.
2) Elige la opción "Formatear celdas". En la ventana que aparece, selecciona "Texto" en la lista de categorías a la izquierda y luego haz clic en "Aceptar".
3) Guarda el archivo y podrás importarlo a E-goi.
¿Puedo reemplazar los valores de los campos durante la importación?
Sí, existe esa posibilidad.
Para eso:
1) Sigue nuestra guía de importación de contactos. En el paso donde aparece la muestra de los datos a importar, haz clic en Reemplazar valores en el campo donde se hará el reemplazo.
2) Verás una ventana de opciones. En Si el valor es, escribe el valor original que será reemplazado. En Será reemplazado en la importación por, escribe (o elige) el valor que reemplazará al original.
3) A continuación, pulsa en Confirmar (en la esquina inferior derecha) y avanza normalmente con la importación.